BAB 7. SISTEM BISNIS ELEKTRONIK

SISTEM BISNIS ELEKTRONIK

 

A.  Sistem Bisnis Elektronik

Bisnis elektronik yaitu penggunan Internet serta jaringan dan informasi teknologi lainnya untuk mendukung perdagangan komersial, kerja sama dan komunikasi perusahaan, dan situs yang mendukung proses bisnis, baik dari jaringan perusahaan dan dengan pelanggan – pelanggan serta mitra bisnisnya.

    1.     Aplikasi Perusahaan Lintas Fungsional

Banyak perusahan menggunakan teknologi informasi untuk membangun sistem perusahaan lintas fungsional terintegrasi yang melintasi batasan fungsi – fungsi tradisional untuk merekayasa ulang dan meningkatkan proses – proses bisnis vital di seluruh perusahaan. Organisasi – organisasi ini melihat sistem perusahaan lintas fungsional sebagai cara strategis dalam penggunaan TI untuk membagi sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis pelanggan, pemasok dan mitra bisnis.

Perusahaan awalnya bergerak dari sistem warisan berdasarkan mainframe ke aplikasi klien/server lintas fungsional terintegrasi. Umumnya, ini mencakup pemasangan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen rantai pasokan, atau manajemen hubungan pelanggan dari SAP Amerika, PeopleSoft, Oracle, dan lain – lain. Sekarang banyak perusahaan bisnis menggunkan teknologi Internet untuk membantu mereka merekayasa ulang dan mengintegrasikan aliran informasi diantara proses – proses bisnis internal mereka serta pelaggan dan pemasok mereka. Perusahaan di seluruh dunia menggunakan situs intranet serta ekstranet mereka sebagai platform teknologi bagi sistem informasi lintas fungsional dan antar perusahaan.

    2.     Aplikasi Integrasi Perusahaan 

Perangkat lunak aplikasi integrasi perusahaan (enterprise application integration – EAI) digunakan banyak perusahaan untuk menghubungkan aplikasi – aplikasi bisnis elektronik utama mereka. Perangkat lunak EAI memungkinkan pengguna untuk memodelkan proses bisnis yang terlibat dalam interaksi yang terjd di antara aplikasi bisnis. EAI juga menyediakan perangkat penengah yang menyajikan data konversi dan koordinasi, aplikasi komunikasi dan layanan pesan, serta akses ke aplikasi antar muka yang terlibat. Oleh karena itu, perangkat EAI dapat mengintegrasikan berbagai aplikasi perusahaan yang memungkinkan mereka bertukar data menurut aturan yang dikeluarkan dari model proses bisnis yang dikembangkan oleh pengguna.

    3.     Sistem Pengolahan Transaksi

Sistem pengolahan transaksi ( transaction processing system - TPS ) adalah sistem transaksi lintas fungsional di mana proses data dihasilkan dari kebenaran transaksi bisnis.  Pengertian transaksi sendiri yaitu peristiwa yang terjadi sebagai bagian dari melakukan bisnis, seperti penjualan, pembelian, penyimpanan, penarikan, pengembalian, dan pembayaran. Aktivitas pengolahan transaksi diperlukan untuk mencakup dan memproses data atau operasi bisnis akan terhenti. Oleh karena itu, sistem pengolahan transaksi memegang peran penting dalam mendukung kegiatan operasi bisnis elektronik sebuah perusahaan.

Sistem pengolahan transaksi online memainkan peran strategis dalam perdagangan komersial. Banyak perusahaan menggunakan Internet, ekstranet dan jaringan lain yang memikat mereka secara elektronis kepada pelanggan dan pemasok mereka untuk pengolahan transaksi online (online transactio processing – OLTP ). Sistem seketika seperti itu, yang mencakup dan mengolah transaksidengan segera, dapat membantu perusahaan dengan menyediakan layanan yang besar kepada pelanggan dan mitra perdagangan lainnya. Kemampuan ini menambah nilai bagi produk dan layanan mereka dan juga memberi mereka cara penting untuk membedakan dirinya dengan pesaing mereka.

      ·         Siklus Pengolahan Transaksi

Siklus pengolahan transaksi, seperti Syntellect, menangkap dan mengolah data yang mendeskripsikan transaksi bisnis, memperbarui basis data organisasional, dan menghasilkan berbagai informasi produk. Ada beberapa siklus pengolahan transaksi dari aktivitas dasar yaitu:

a)      Pendataan. Langkah pertama dari siklus pengolahan transaksi adalah menangkap data bisnis. Data transaksi dapat juga ditangkap pada situs perdagangan komersial di Internet. Perekaman dan penyuntingan data yang layak, sehingga mereka dapat menangkapnya untuk pengolahan dengan cepat dan tepat adalah salah satu dari tantangan utama sistem informasi.

b)      Pengolahan tansaksi. Sistem pengolahan transaksi mengolah data dengan dua cara: (1) pengolahan kelompok, dimana data diakumulasikan selama satu periode waktu dan diproses secara periodic, dan (2) pengolahan seketika (juga disebut dengan pengolahan online), dimana data diolah segera setelah transaksi muncul. Semua sistem pengolahan transaksi online menggabungkan kemampuan proses sekita. Banyak sistem online bergantung pada kemampuan toleransi kesalahan sistem computer yang dapat terus beroperasi walaupun ada bagian sistem yang gagal.

c)      Pemeliharaan basis data. Basis data sebuah organisasi harus diperbarui dari sistem pengolahan transaksi, sehingga mereka dapat selalu mengoreksi dan memperbarui. Karena itu, sistem pengolahan transaksi membantu memelihara basis data perusahaan dari sebuah organisasi untuk memberi perubahan transaksi bisnis dari hari ke hari.

d)     Pembuatan dokumen dan laporan. Sistem pengolahan transaksi menghasilkan berbagai dokumen dan laporan. Contoh dokumen transaksi meliputi, pesanan pembelian, dan laporan pelanggan. Laporan transaksi mungk mengambil bentuk daftar dari transaksi seperti daftar gaji, atau mengedit laporan yang menggambarkan kesalahan yang terdeteeksi selama proses.

e)      Pengolahan Pertanyaan. Banyak sistem transaksi memungkinkan Anda menggunakan Internet, intranet, extranet dan penjelajah situs atau manajemen bahasa permintaan untuk membuat pertanyaan dan menerima renspon yang berhubungan dengan hasil aktivitas proses transaksi. Umumnya, renspon ditampilkan dalam berbagai format atau layar yang spesifik.

     4.     Sistem Kolaborasi Perusahaan

Sistem kolaborasi perusahaan (enterprise collaboration system) adalah sistem informasi lintas fungsional yang memperluas komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi di  antara anggota tim bisnis dan kelompok kerja. Teknologi informasi, khususnya teknologi Internet, menyediakan alat untuk membantu kita mengolaborasi / untuk mengkomunikasikan ide – ide, membagi sumber daya, dan mengoordinasikan usaha kerja kooperatif kita sebagai anggota dari beberapa proses formal dan informal dan tim proyek dan kelompok kerja yang dilakukan banyak organisasi saai ini. Oleh karena itu tujuan kolaborasi perusahaan adalah memudahkan kita bekerja bersama – sama dengan lebih mudah dan efektif dengan membantu kita untuk :

a)      Berkomunikasi : saling berbagi informasi

b)      Berkoordinasi : mengorganisasikan usaha kerja individual kita dan menggunakan sumber – sumber daya.

c)      Berkolaborasi : bekerja sama secara kooperatif pada proyek – proyek dan penugasan.

      ·         Alat untuk kolaborasi perusahaan

Kemampuan dan potensi Internet, seperti juga intranet dan ekstranet, memacu permintaan alat kolaborasi perusahaan yang lebih baik dalam bisnis. Di lain pihak, adalah teknologi Internet seperti server dan penjelajah situs, dokumen dan basis data hypermedia, serta intranet dan ekstranet yang menyediakan perangkat keras, perangkat lunak, data, dan platform jaringan bagi banyak perangkat kelompok untuk kaloborasi perusahaan yang diinginkan pengguna bisnis. Ada beberapa alat perangkat lunak yaitu:

a)      Alat komunikasi elektronik termasuk surat elektronik, pesan suara, facsimile, penerbitan dalam situs, sistem papan bulletin, pager, dan sistem telepon Internet. Alat – lat ini membantu anda berbagi apapun mulai dari suara dan pesan  teks, sampai salinan dokumen – dokumen proyek dan arsip data dengan anggota tim anda di manapun mereka berada. Kemudahan dan efisiensi komunikasi semacam ini adalah contributor utama bagi proses kolaborasi.

b)      Alat konferensi elektronik membantu orang berkolaborasi dan berkomunikasi saat bekerja bersama – sama. Jenis konferensi iini termasuk data dan konferensi suarra, konferensi video, sistem obrolan dan forum – forum diskusi. Pilihan konferensi eletronik juga termasuk sistem rapat eletronim dan sistem pendukung kelompok lainnya dimana anggota tim dapat bertemu pada waktu dan ruang yang sama dalam ruang pengambilan keputusan.

c)      Alat manajemen kerja kolaborasi  membantu orang untuk menyelesaikan atau mengatur aktivitas kerja grup. Perangkat lunak kategori ini mencakup alat penentuan tanggal dan penjadwalan, manajemen proyek penugasan, sistem aliran kerja, dan aliran manajemen pengetahuan.

 

B.   Sistem Bisnis Fungsional

Sistem bisnis fungsional yaitu berbagai jenis sistem informasi (pengolahan transaksi, manajemen informasi, dukungan keputusan, dan sebagainya) yang mendukung fungsi – fungsi bisnis akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia. Macam – macam fungsi bisnis dari sistem pemasaran, pabrikasi, sumber daya manusia, akuntansi, dan manajemen keuangan, yaitu sebagai berikut berikut:

    1.     Sistem Pemasaran

Fungsi bisnis pemasaran memperhatikan perencanaan, promosi dan penjual produk yang ada di pasar, serta pengembangan produk baru dan pasar baru untuk menarik dan melayani pelanggan baru dan potensial dengan baik. Oleh karena itu, pemasaran menampillkan fungsi penting dalam operasi bisnis sebuah perusahaan. Perusahaan bisnis telah berpaling pada teknologi informasi untuk membantu mereka menampilkan fungsi – fungsi penting pemasaran dalam menghadapi perubahan cepat dari lingkungan saat ini. Dalam sistem pemasaran ini ada tiga aplikasi pemasaran yaitu:

a)      Pemasaran Interaktif

Pemasaran interaktif berhubungan dengan gambaran proses pemasaran yang berfokus pada pelanggan, yaitu berdasarkan penggunaan Internet, intranet, dan ekstranet untuk membangun transaksi dua arah antara sebuah bisnis dengan pelanggan atau pelanggan potensionalnya. Tujuan pemasaran interaktif adalah untuk memungkinkan perusahaan menggunakan jaringan – jaringan yang menguntungkan tersebut untuk menarik dan menjaga pelanggan yang akan menjadi rekanan dengan bisnis dalam pembuatan, pembelian, dan peningkatan produk dan layanan. Dalam pemasaran interaktif, pelanggan tidak hanya partisipan pasif yang menerima media iklan utama untuk pembeli, mereka terhubung secara aktif dalam jaringanyang memungkinkan proses proaktif dan interaktif. Hasil yang diharapkan oleh pemasaran interaktif adalah gabungan data pemasaran penting yang beragam, ide – ide produk baru, volume penjualan, dan hubungan pelanggan yang kuat.

b)      Target Pemasaran

Target pemasaran telah menjadi perangkat penting dalam membangun strategi periklanan dan promosi untuk memperkuat inisiatif perdagangan komersial sebuah perusahaan sebagaimana yang terjadi dalam bisnis tradisional. Target pasar adalah sebuah kompunen manajemen periklanan dan promosi yang mencakup lima komponen target, yaitu;

·         Komunitas. Perusahaan dapat menyesuaikan pesan iklan dan metode promosi mereka untuk menarik orang dalam komunitas khusus.

·         Konten. Periklanan, seperti papan iklan atas spanduk, dapat ditempatkan di berbagai situs pilihan, selain di dalam situs perusahaan. Konten pesan – pesan ini ditujukan kepada penonton yang ditargetkan.

·         Konteks. Periklanan muncul hanya di halaman situs yang ada hubungannya dengan konten suatu produk atau layanan. Jadi, periklanan ditargetkan hanya kepada orang – orang yang siap mencari informasi tentang suatu subjek masalah yang berhubungan dengan produk – produk sebuah perusahaan.

·         Demografis/Psikografis. Usaha pemasaran situs dapat ditujukan hanya pada jenis – jenis atau kelas orang – orang khusus, sebagai contoh mereka yang belum menikah, pria lulusan universitas.

·         Perilaku Online. Usahan periklanan dan promosi dapat disesuaikan untuk mengunjungi satu situs oleh seorang individual. Strategi ini didasarkan pada variasi teknik pencarian, seperti arsip situs “koleksi informasi” yang terekam pada penggerak cakram dari pengunjung sebelumnya. Ini memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengikuti perilaku online seseorang pada situsnya, sehingga usaha pemasaran yang dapat ditargetkan kepada individu dalam setiap kunjungan ke situsnya.

c)      Otomatisasi Tenaga Penjualan.

Secara meningkat, komputer dan internet menyediakan dasar bagi otomatisasi tenaga penjualan. Dalam banyak perusahaan, tenaga penjualan dilengkapi dengan computer, notebook, penjelajah situs, dan perangkat lunak manajemen kontak penjualan yang menghubungkan mereka ke situs pemasaran pada internet, ekstranet, dan intranet perusahaan. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas personal dari orang – orang penjualan, tetapi mempercepat secara dramatis gambaran dan analisis data penjualan dari lapangan kepada manajer pemasaran di kantor pusat. Hasilnya, ini memungkinkan manajemen pemasaran dan penjualan memperbaiki pengiriman informasi dan dukungan kepada tenaga kerja mereka. Oleh karena itu, banyak perusahaan melihat bahwa otomatisasi tenaga penjualan sebagai satu cara untuk memperoleh keuntungan strategi dalam produktivitas penjualan dan respons pemasaran.

     2.     Sistem Pabrikasi

Sistem informasi pabrikasi mendukung fungsi produksi/operasi yang mencakup semua aktivitas yang terkait perencanaan dan pengawasaan proses produksi barang dan jasa. Oleh karena itu fungsi produksi/ operasi terkait dengan manajemen dari proses dan sistem operasional seluruh perusahaan bisniis. Sistem informasi yang digunakan untuk manajemen operasi dan pengolahan transaksi yang mendukung semua perusahaan yang harus tereencana, terawasi, dan pengendalia persediaan, pembelian, dan aliran barang dan jasa. Untuk itu, seperti perusahaan transportasi, grosir,rotel, institusi keuangan, dan perusahaan jasa harus menggunakan sistem informasi produksi/operasi untuk merencanakan dan mengawasi kegiatan operasi mereka.

      ·         Pabrikasi Terintegrasi Komputer

Berbagai macam sistem informasi pabrikasi, banyak diantaranya membantu situs, digunakan untuk pabrikasi terintegrasi komputer (computer-integrated manufacturing-CIM). CIM adalah keseluruhan konsep yang menegaskan bahwa tujuan sistem yang berdasarkan komputer dalam pabrikasi haruslah:

a)      Menyederhanakan (rekayasa ulang), proses produksi, desain produk, organisasi pabrik sebagai sebuah fondasi penting terhadap otomatisasi dan integrasi.

b)      Mengotomatisasi, proses produksi dan fungsi – fungsi bisnis yang mendukung mereka dengan computer, mesin, dan robot.

c)      Mengintegrasikan, seluruh proses produksi dan pendukung menggunakan jaringan komputer, perangkat lunak bisnis lintas fungsional, dan teknologi informasi lainnya.

Keseluruhan tujuan dari CIM dan sistem informasi pabrikasi adalah untuk menciptakan proses pabrikasi yang fleksibel, cerdas, yang secara efisien memproduksi produk kualitas tertinggi.

    3.     Sistem Sumber Daya Manusia

Fungsi manajemen sumber daya manusia (human resource management - HRM) termasuk rekrutmen, penempatan, evaluasi, kompensasi, dan pengembangan karyawan dari sebuah organisasi. Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah penggunaan yang efektif dan efesien dari sumber daya manusia dalam perusahaan. Oleh sebab itu, sistem informasi sumber daaya manusia (human resource information system - HRIS) adalah dirancang untuk mendukung:

a)      Merencanakan untuk memenuhi kebutuhan personel dalam bisnis,

b)      Mengembangan seluruh potensi karyawan, dan

c)      Mengendalikan seluruh kebijakan dan program dari seluruh personel.

Pada dasarnya, bisnis menggunakan sistem informasi berbasis computer untuk:

(1)   Membuat slip gaji dan laporan gaji,

(2)   Mengelola catatan personel, dan

(3)   Menganalisis penggunaan personel dalam operassi bisnis.

Banyak perusahaan telah melampaui fungsi manajemen personel tradisional ini dan telah mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia yang juga mendukung (1) perekrutan, penyeleksian, dan memperkejakan, (2) penempatan tugass, (3) penilaian kinerja, (4) analisis manfaat karyawan, (5) pelatihan dan pengembangan, dan (6) kesehatan, keselamatan, dan keamanan.

      ·         HRM dan Internet

Internet telah menjadi kekuatan utama bagi perubahan di dalam manajemensumber daya manusia. Sebagai contoh, sistem HRM online, dapat melibatkan perekrutan karyawan melalui bagian rekrutmen dari situs korporat. Perusahaan juga menggunakan layanan perekrutan komersial dan basis data dalam situs di seluruh dunia, memasang pesan di daalam kelompok berita Internet terpilih, dan komuunikasi dengan pelamar melalui surat elektronik.

      ·         HRM dan Intranet Korporat

Teknologi intranet memudahkan perusahaan untuk mengolah aplikasi HRM yang umum di intranet perusahaan. Intranet memungkinkan departemen HR untk memberikan layanan 24 jam kepada pelanggan mereka. Mereka juga dapat menyebarkan informasi berharga lebih cepat disbanding melalui saluran perusahaan sebelumnya. Intranet dapat mengumpulkan informasi online dari karyawan untuk masukkan ke dalam arsip HRM mereka, dan dapat memudahkan manajer dan karyawan lain untuk melaksanakan tugas – tugas HRM dengan sedikit intervensi oleh departemen HRM.

Manfaat lain dari intranet adalah bahwa ia bertindak sebagai sebuah alat pelatihan unggulan. Karyawan dapt mudah mengunduh instruksi dan proses untuk mendapatkan informasi atau edukasi yang mereka butuhkan. selain itu, karyawan yang menggunakan  teknologi baru dapat melihat video pelatihan melalui intranet berdasarkan permintaan tetapi intranet meniadakan kebutuhan untuk meminjamkan dan melacak video pelatihan. Karyawan juga dapat menggunakan intranet korporat untuk membuat daftar gaji otomatis, alternative online untuk kartu waktu. Bentuk – bentuk elektronik ini telah membuat tampilan, pemusatan, dan penyesuaian informasi gaji mudah baik untuk karyawan dan pelaku HRM.

     4.     Sistem Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah yang tertua dan paling banyak menggunakan sistem informasi dalam bisnis. Mereka mencatat dan melaporkan transaksi bisnis dan peristiwa ekonomi lainnya. Sistem akuntansi berbasis komputer mencatat dan melaporkan aliran dana melalui sebuah organisasi yang berbasis historis dan membuat laporan keuangan penting, seperti neraca saldo dan laporan pendapatan. Kinerja keuangan sebuah perusahaan diukur terhadap perkiraan oleh laporan akuntansi analisis lain.

Sistem informasi akuntansi menekankan pada cacatan pembukuan yang sah dan historis serta membuat laporan keuangan yang akurat. Umumnya, sistem ini memasukkan sistem pengolahan transaksi seperti, pengolahan pesanan, pengendalian persediaan, piutang, gaji,utang, dan sistem buku besar. Sistem manajemen akuntansi berfokus pada perencanaan dan pengendalian operasi bisnis. Mereka menekankan pada laporan akuntansi biaya, pengembangan anggaran keuangan, laporan keuangan terproyeksi, dan laporan analitis yang membandingkan kinerja actual dan perkiraan.

     5.     Sistem Manajemen Keuangan

Sistem manajemen keuangan berbasis komputer mendukung manajer dan pelaku bisnis dalam memutuskan terkait dengan pendanaan bisnis, alokasi dan pengendalian sumber daya keuangan dalam sebuah bisnis. Kategori sistem manajemen keuangan yang utama termasuk manajemen kas dan investasi, pengangaran modal, anggaran keuangan, dan perencanaan keuangan. Analisi keuangan umumnya menggunakan pengolahan angka elektronik dan perangkat lunak perencanaan keuangan lain untuk mengevaluassi kinerja keuangan saat ini dan terproyeksi dari sebuah bisnis.mereka juga membantu menentuka kebutuhan pendanaan dari sebuah bisnis dan menganalisi metode alternative terhadap pendanaan. Analisi keuangan menggunakan anggaran keuangan yang memperhatikan situasi ekonomi, operassi bisnis, jenis pendanaan yang tersedia, tingkat bunga ,harga saham dan obligasi untuk mengembangkan rencana pendanaan optimal untuk bisnis. Paket pengolahan angka elektronik, perangkat lunak DSS, dan perangkat lunak berbasis situs dapat digunkan untuk mengembangkan dan memanipulasi model keuangan.

DAFTAR PUSTAKA

AO’Brien,James dan George M. Marakas, 2014. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:Salemba Empat.

BAB 4 MANAJEMEN SUMBER DATA

Manajemen Sumber Data

BAB I

PENDAHULUAN

       A.    Latar Belakang

Manajemen sumber data adalah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi seperti manajemen database, gudang data, dan alat-alat manajemen data lainnya. Dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi, agar dapat memenuhi kebutuhan informasi pihak-pihak yang berkepentingan dengan bisnis mereka.

Data yang terorganisir dengan baik dapat menghasilkan Informasi, pengorganisasian data untuk mencegah terjadinya duplikasi yang tidak diperlukan. Data yang terorganisasi dan saling berkaitan antara satu sama lainnya merupakan Basis data (database). Sedangkan untuk mengelola dan mengorganisasikan database yang dibangun dalam suatu Sistem dibutuhkan suatu pengelolaan database yang di sebut dengan sistem manajemen basis data (Database management system – DBMS). DBMS merupakan sofware yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama.

Sebelum era database, dalam manajemen data mengalami keterbatasan karena cara pengaturan data dipenyimpanan sekunder. Usaha mula-mula untuk mengatasi kendala ini meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemprograman komputer yang ekstensif untuk mencari dan mencocokkan catatan file, serta indeks file dan kaitan yang dibangun ke dalam catatan data. Konsep database dibangun di atas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan logis antara beberapa file. Itulah mengapa dilakukan manajemen terhadap data, yang sangat berpengaruh dalam suatu organisasi. Berikut ini akan dibahas apakah database itu dan bagaimana memanajemen sumber data.

       B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana pentingnya mengimplementasikan proses dan teknologi manajemen sumber data dalam suatu organisasi?

2.      Apa saja manfaat pendekatan manajemen sumber data untuk mengelola sumber data suatu bisnis?

3.      Bagaimana perangkat lunak manajemen basis data membantu dan mendukung pelaku bisnis?

       C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui pentingnya pengimplementasian proses dan teknologi manajemen sumber data dalam suatu organisasi;

2.      Mengetahui manfaat pendekatan sumber data untuk mengelola sumber data suatu bisnis;

3.      Mengetahui cara perangkat lunak manajemen basis data membantu dan mendukung pelaku bisnis.

BAB II

PEMBAHASAN

     A.   Manajemen Basis Data

Data merupakan sumber daya yang penting bagi organisasi yang perlu dikelola seperti aset penting bisnis lainnya. Manajemen sumber daya data adalah sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi. Tujuannya adalah agar dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam bisnis, baik pihak internal maupun pihak eksternal.

     B.   Dasar - Dasar Sumber Data

Sebelum kita membahas lebih jauh, mari kita lihat terlebih dahulu konsep-konsep dasar tentang bagaimana data diorganisasikan dalam sistem informasi. Secara logika, data dapat diatur ke dalam beberapa level data, yaitu:

      1)      Karakter

Merupakan elemen data yang paling dasar (dari sudut pandang pemakai), yang biasanya berupa huruf/alfabet, angka/numerik, maupun simbol lainnya dalam bentuk tunggal.

      2)      Bidang

Merupakan sekumpulan karakter yang saling berhubungan. Secara spesifik, sebuah bidang mewakili sebuah atribut (karakteristik atau kualitas) dari suatu entitas (obyek, orang, tempat, atau kejadian). Sebagai contoh, gaji karyawan mendeskripsikan entitas karyawan. Bidang dalam tabel database biasanya dibuat dalam bentuk kolom.

      3)      Catatan

Merupakan sekumpulan bidang yang mendeskripsikan atribut dari suatu entitas.Dengan kata lain, catatan mewakili kumpulan atribut yang mendeskripsikan sebuah entitas tunggal. Misalnya, catatan atas gaji seseorang terdiri dari atribut-atribut seperti nama, nomor karyawan, dan besarnya gaji. Berdasarkan panjangnya, catatandibedakan menjadi dua jenis, yaitu fixed-length records  yang berisi data dengan jumlah dan panjang yang pasti, dan variable-lengthrecords yang berisi data dengan jumlah dan panjang yang bervariasi. Catatan biasanya berbentuk baris.

      4)      Arsip

Merupakan kumpulan dari catatan yang saling berhubungan (sering disebut sebagai tabel). Ada tiga macam klasifikasi arsip, yaitu:

1.      Menurut kegunaan utamanya, seperti payroll file atau inventory file.

2.      Menurut tipe datanya, seperti document file atau graphical image file.

3.      Menurut umur datanya, seperti payroll master file dengan weekly transaction file.

      5)      Basis Data

Merupakan sekumpulan elemen data yang terintegrasi dan terhubung secara logik. Basis data menggabungkan catatan-catatan menjadi suatu elemen yang tunggal. Data yang berada di dalam basis data bersifat independen dari aplikasi yang menggunakan data tersebut dan tidak terkait dengan tipe peralatan penyimpanan data. Basis data juga berisi berbagai elemen data yang mendeskripsikan entitas dan hubungan antar entitas, serta menghubungkan catatan yang disimpan dalam file-file terpisah.

- Contoh elemen data logik dalam sistem informasi. Khususnya hubungan antara

Karakter, bidang, catatan, arsip, basis data-

C.   Struktur Basis Data

Hubungan antar elemen data di dalam basis data didasarkan atas suatu struktur basis data yang terdiri dari lima struktur :

1)      Struktur Hierarkis

Membentuk hierarkis atau struktur seperti pohon. Dalam model hierarkis tradisional, semua catatan saling bergantung dan disusun dalam struktur multilevel yang terdiri dari satu akar catatan dan banyak level bawahan. Dengan kata lain, hubungan antar catatanadalah “satu untuk banyak” (one-to-many) karena setiap elemen data hanya berhubungan dengan elemen data di atasnya.

2)      Struktur Jaringan

Struktur ini mewakili hubungan yang lebih kompleks dan masih digunakan oleh beberapa mainframe DMBS. Pengembangan dari struktur hierarkis ini memungkinkan hubungan pemetaan dari “banyak ke banyak” (many-to-many). Perlu diperhatikan, baik struktur hirarkis maupun struktur jaringan sudah tidak banyak digunakan dalam organisasi sekarang ini.

3)      Struktur Relasional

Struktur ini yang paling sering digunakan daripada tiga struktur lainnya. Berbentuk tabel-tabel yang dikaitkan dengan suatu hubungan (relational). Model ini banyak digunakan dalam software DBMS seperti MS Access. Struktur ini dapat menghubungkan berbagai elemen dari berbagai tabel untuk keperluan end user.

 

4)      Operasi Relasional

Terdapat tiga operasi dasar yang dapat diterapkan pada basis data relasional untuk menciptakan seperangkat data yang berguna.

1.      Pilihan Operasi

Dapat digunakan untuk membuat subsusunan dari catatan yang telah memenuhi kriteria yang ada.

2.      Penggabungan Operasi

Dapat digunakan untuk menggabungkan dua atau lebih  table secara temporer sehingga user dapat melihat data yang relevan dalam suatu bentuk tabel yang besar.

3.      Operasi Proyek

Dapat digunakan untuk membuat subsusunan dari kolom yang terdapat dalam table temporer dengan cara pilihan dan penggabungan operasi.

5)      Struktur Multidimensional

Merupakan variasi dari model relational yang menggunakan struktur multidimensi untuk mengorganisasi data dan menyajikan hubungan antar data. Setiap sel dalam struktur multidimensional berisi data agregat mengenai elemen data serta masing-masing dimensinya. Digunakan untuk memanipulasi data yang memiliki banyak hubungan. Struktur ini mendukung aplikasi OLAP (Online Analytical Application).

6)      Struktur Berorientasi Objek

Struktur ini dianggap sebagai salah satu kunci teknologi generasi baru dalam bidang multimedia. Model ini juga mendukung pewarisan, maksudnya, objek-objek baru dapat dibuat secara otomatis dengan mereplikasi beberapa atau semua karakteristik dari satu atau lebih objek induk. Model OODBMS (Object Oriented DBMS) ini termasuk generasi baru yang mendukung aplikasi multimedia berbasis web. Kemampuan melakukan pemangkasan memungkinkan model ini menangani data-data yang lebih rumit seperti gambar, grafik, dan audio. Untuk data yang lebih rumit seperti web database, model ini jauh lebih efisien daripada data relasional.

D.   Pengembangan Basis Data

            Organisasi-organisasi besar biasanya menyerahkan kontrol pengembangan database perusahaan kepada database administators (DBA) dan spesialis database lainnya. Delegasi ini memperbaiki integritas dan sekuritas terhadap database organisasi. Para pengembang database menggunakan data definition language (DDL) dalam sistem manajemen database, seperti Oracle 10 g atau IBM’s DB2 untuk mengembangkan dan menetapkan isi data, hubungan, dan struktur dari setiap database, serta memodifikasi rincian database saat diperlukan. Informasi ini dikatalogkan dan disimpan dalam database definisi dan rincian data yang disebut kamus data atau gudang metadata.

            Kamus data adalah sebuah katalog manajemen database atau petunjuk yang berisi metadata. Kamus data ini mengandalkan komponen perangkat lunak khusus untuk mengatur database definisi data, yakni metadata tentang struktur, elemen data, dan karakteristik database organisasi lainnya.

            Administrasi database dapat meminta kamus data untuk melaporkan keadaan dari segala aspek metadata perusahaan. Beberapa kamus data aktif (lawan pasif) dapat menjalankan definisi elemen data standar secara otomatis kapanpun end user dan program-program aplikasi mengakses database organisasi.

E.   Perencanaan Data dan Desain Basis Data

Proses perencanaan ini dimulai dari atas ke bawah. Para DBA awalnya bekerja sama dengan manajer dari pengguna akhir untuk mengembangkan model perusahaan yang mendefinisikan proses bisnis dasar suatu perusahaan. Kemudian, para end user harus mengidentifikasi kunci elemen data yang diperlukan untuk menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis tertentu.

- Proses Perencanaan Data -

Pembuatan model ini dapat menggunakan ERD (entity relationship diagrams), dimana setiap model data mewakili hubungan logis dari data dan hubungan database.

ERD merupakan model grafis sederhana mengenai macam-macam file beserta hubungannya yang terdapat dalam suatu sistem database. Pengguna akhir dan perancang basis dapat menggunakan manajemen database atau perangkat lunak pemodalan bisnisguna membantu mereka membuat model ERD tentang proses pembelian/penerimaan. Hal ini dapat membantu dalam mengidentifikasi pemasok dan data produk yang diperlukan dengan menggunakan software ERM (enterprise resource management) atau SCM (supply chain management).

            Setiap data model mendefinisikan hubungan logik antar elemen data yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis. Data model ini berfungsi sebagai kerangka kerja desain logis (disebut skema dan subskema). Framework tersebut menentukan desain fisik (physical design) dari database dan pengembangan program aplikasi untuk mendukung proses-proses bisnis di organisasi. Perlu diingat bahwa data model menyajikan pandangan logik mengenai data dan hubungan database.

F.   Mengelola sumber data

Data merupakan sumber daya fital organisasi yang perlu dikelola seperti aset penting bisnis lainnya. Di zaman ini tidak ada perusahaan yang dapat bertahan atau mencapai sukses tanpa data yang berkualitas mengenai operasi internal mereka dan lingkungan eksternal. Itulah sebabnya mengapa organisasi dan para manager perlu mempraktekkan manajemen sumber data.

            Manajemen sumber data merupakan aktivitas manajerial yang menerapkan sistem teknologi informasi seperti manajemen database, data warehousing, dan data manajemen lainnya sebagai alat untuk mengelola sumber data organisasi dalam memenuhi kebutuhan informasi dari stakeholder mereka.

            Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna

G.   Jenis-Jenis Database

1)        Basis Data Operasional

Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk mendukung operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut subject-area databases (SADB), transaksi database,  dan  produksi  database.  Contoh: database pelanggan, database pribadi, database inventaris, akuntansi database.

2)        Distribusi Basis Data

Dalam sebuah database terdistribusi, database disimpan pada beberapa komputer. Komputer-komputer dalam sebuah sistem terdistribusi berhubungan satu sama lain melalui bermacam-macam media komunikasi seperti high-speed buses atau telephone line.

Keuntungan distributed database:

1.      Pengawasan distribusi dan pengambilan data

Jika sejumlah site yang berbeda dihubungkan satu sama lain, lalu seorang pemakai yang berada pada satu site dapat mengakses data yang tersedia pada site lain.Sebagai contoh : sistem distribusi pada sebuah bank memungkinkan seorangpemakai pada salah satu cabang dapat mengakses data cabang lain.

2.      Reliability dan availability

Sistem distribusi dapat terus menerus berfungsi dalam menghadapi kegagalan darisite individu atau mata rantai komunikasi antar site. Misal : jika site-site gagal dalam sebuah sistem distribusi, site-site lainnya dapat melanjutkan operasi jika data telah direplikasi pada beberapa site.

3.      Otonomi lokal

Pendistribusian sistem mengizinkan sekelompok individu dalam sebuah perusahaan untuk melatih pengawasan lokal melalui data mereka sendiri. Dengan kemampuan ini dapat mengurangi ketergantungan pada pusat pemrosesan.

4.      Efisien dan fleksibel

Data dalam sistem distribusi dapat disimpan dekat dengan titik di mana datatersebut dipergunakan. Data dapat secara dinamik bergerak atau disalin, atau salinannya dapat dihapus.

5.      Perlindungan terhadap data-data yang berharga

Jika lokasi penyimpanan data terdistribusi, tidak terletak disatu tempat, makaprobabilitas rusak atau hilangnya data karena hal-hal yang tidak diharapkan dapat dihilangkan,misalnya hilangnya data karena terjadi kebakaran,atau kerusakanmedia penyimpanan.

Kerugian distributed database :

1.      Harga software yang mahal

Hal ini disebabkan sangat sulit untuk membuat sistem database distribusi

2.      Kemungkinan kesalahan lebih besar

Site-site yang termasuk dalam sistem distribusi beroperasi secara paralel sehingga menjadi lebih sulit untuk menjamin kebenaran dari algoritma. Adanya kesalahan mungkin tak dapat diketahui.

3.      Biaya pemrosesan tinggi

Perubahan pesan-pesan dan penambahan perhitungan dibutuhkan untuk mencapai koordinasi antar site. Dalam memilih sebuah disain untuk sistem database, perancang harus mengimbangi keuntungan dan kerugian dari database terdistribusi.

3)        Eksternal Basis Data

Database ini menyediakan akses ke eksternal, tersedia untuk pengguna akhir dan organisasi dari layanan komersial. Akses ke kekayaan informasi dari database eksternal tersedia dengan biaya dari layanan online komersial atau tanpa biaya dari banyak sumber di Internet. Misalnya : search engine seperti google,yahoo,dll.

4)        Basis Data Hipermedia

Hypermedia database merupakan kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang saling berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan halaman hyperlink lain dari multimedia atau campuran media seperti teks,grafik, gambar foto, klip video, audio dll.

H.    Data Warehouse

Data Warehouse menyimpan berbagai data yang telah diekstraksi dan diambil dari berbagai database operasional, database eksternal dan database organisasi lainnya. Data telah diubah dan dikatalogkan agar nanti bisa dipakai oleh manager dan praktisi bisnis lainnya untuk penambangan data dan analisis data bisnis.

I.   Data mining

Merupakan penggalian data yang tidak dapat diperoleh melalui pelaporan dan dianalisis untuk mengungkap pola dan hubungannya tersembunyi dalam aktivias bisnis yang telah lalu. Hal ini dipakai untuk membantu manajemen mengambil keputusanmengenai perubahan strategis dalam operasi bisnis untuk mencari peluang keunggulan kompetetif baru.

Manfaat Data Mining :

1)      Melakukan analisis berbasis pasar, untuk mengidetifikasikan paket produk

2)      Menemukan akar dari masalah kualitas atau produksi

3)      Mencegah penurunan pelanggan atau mendapat pelanggan baru

4)      Penjualan lintas pelanggan yang telah ada      

5)      Mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang pelanggan

J.     Pemrosesan File secara Tradisional

File-file bersifat independen dalam sebuat catatan/record. Setiap file digunakan oleh aplikasi yang berbeda.

Masalah-masalah yang dihadapi :

1)      Data Redundancy  (Penumpukan data)

2)      Kurangnya integrasi data

3)      Ketergantungan data

4)      Ketidakkonsistenan data dan masalah keamanan data

K.  Pendekatan Manajemen Basis Data

Masalah pada pemrosesan file secara tradisional dicoba diatasi oleh pendekatan database management system (DBMS). Di sini, data dikonsolidasikan yang sebelumnya berada dalam file-file terpisah. DBMS berfungsi sebagai interface software antara pemakai dan database. DBMS adalah software utama dalam pendekatan manajemen database.Software ini mengendalikan pembuatan, pemeliharaan dan penggunakaan databaseorganisasi dan          end users. Contoh DBMS software yatiu MS. Access, Lotus Approach dan Corel Paradox. Database ini bisa dikelola di PC , server jaringan ataupun web.

End user menggunakan database untuk meminta informasi dari database dengan menggunakan fitur query atau report generator. Bahasa permintaan standar internasional yang digunakan dalam DBMS adalah SQL (Structured Query Languange). Namunadakalanya bahasa SQL sukar dimengerti/digunakan oleh end user sehingga digunakalah bahasa natural dan GUI (Graphical user interface) dengan tunjuk dan klik yang lbh user friendly. GUI dan bahasa natural ini diterjemahkan oleh software ke SQL.

DBMS juga menyediakan utilitas untuk pemeliharaan database. Selain itu   DBMS berperan penting dalam pengembangan aplikasi. Para sistem analis dan pengembang aplikasi menggunakan bahasa pemrograman 4GL untuk mengembangkan program aplikasi khusus tampilan form, report atau web page.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Makalah ini membahas mulai dari pengertian manajemen database, yaitu sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi, dimana hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam bisnis, baik pihak internal maupun pihak eksternal. Kemudian sumber data itu sendiri terbagi lagi menjadi lima level, meliputi karakter, catatan, bidang, arsip, dan terakhir adalah Basis data.

Hubungan antar elemen data di dalam basis data didasarkan atas suatu struktur database (Database Structure) yang terdiri dari lima struktur, yakni struktur hirarkis (hierarchical structure), struktur jaringan (network structure), struktur relasional (relational structure), struktur multidimensional (multidimensional structure), dan struktur berorientasi objek (object-oriented structure).

Organisasi-organisasi besar biasanya menyerahkan kontrol pengembangan database perusahaan kepada database administators (DBA) dan spesialis database lainnya. Delegasi ini memperbaiki integritas dan sekuritas terhadap database organisasi. Para pengembang database menggunakan data definition language (DDL) dalam sistem manajemen database. Informasi ini dikatalogkan dan disimpan dalam database definisi dan rincian data yang disebut kamus data atau gudang metadata.

Ada pun yang disebut dengan perencanaan dan desain database yang dimulai dari atas ke bawah. Dalam pembuatannya, kita dapat menggunakan ERD, yaitu suatu model grafis sederhana mengenai macam-macam file beserta hubungannya yang terdapat dalam suatu sistem database.

Data modelling process mendefinisikan hubungan logik antar elemen data yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis. Pengelolaan sumber data sangat penting bagi perusahaan karena di zaman ini tidak ada perusahaan yang dapat bertahan atau mencapai sukses tanpa data yang berkualitas mengenai operasi internal mereka dan lingkungan eksternal.

Data Warehouse menyimpan berbagai data yang telah diekstraksi dan diambil dari berbagai database operasional, database eksternal dan database organisasi lainnya. Di dalamnya adalah yang disebut dengan datamart yang berisi kumpulan kecil data dari gudang data yang berfokus pasa aspek-aspek tertentu dalam perusahaan. Sedangkan Data Mining merupakan penggalian data yang tidak dapat diperoleh melalui pelaporan dan dianalisis untuk mengungkap pola dan hubungannya tersembunyi dalam aktivias bisnis yang telah lalu. Beberapa solusi yang diberikan Data Mining antara lain menebak target pasar; melihat pola beli dari waktu ke waktu; cross-market analysis; profil pelanggan; dan information summary.

Pemrosesan file secara tradisional adalah suatu pemrosesan file yang bersifat independen dalam sebuat catatan/record. Setiap file digunakan oleh aplikasi yang berbeda. Namun proses tradisional ini memiliki kelemahan, di antaranya adalah Data Redundancy (penumpukan data), kurangnya integrasi data, ketergantungan data, dan ketidakkonsistenan data serta masalah keamanan data.

Masalah pemrosesan file secara tradisional dapat diatasi melalui pendekatan manajemen data yang disebut dengan  Database Management System (DMBS). DMBS adalah software utama dalam pendekatan manajemen database. Software ini mengendalikan pembuatan, pemeliharaan dan penggunakaan database organisasi dan end users. Ada pun yang disebut dengan Database Interrogation, dimana end user menggunakan database untuk meminta informasi dari database dengan menggunakan fitur query atau report generator.

B.     Kritik dan Saran

Demikian pembahasan mengenai sistem manajemen sumber daya data (Data Resources Management System) dalam makalah ini. Namun, meskipun penulis telah berusaha untuk melengkapi makalah ini dari berbagai sumber dan prana luar, makalah ini tetap masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, segala kritik dan saran akan kami terima dengan tangan terbuka demi menunjang kesempurnaan makalah ini di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, James A., George Marakas. Management Information System, 10th Edition.        McGraw-Hill: NewYork.