Manajemen Sumber Data
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajemen sumber data adalah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi seperti manajemen database, gudang data, dan alat-alat manajemen data lainnya. Dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi, agar dapat memenuhi kebutuhan informasi pihak-pihak yang berkepentingan dengan bisnis mereka.
Data yang terorganisir dengan baik dapat menghasilkan Informasi, pengorganisasian data untuk mencegah terjadinya duplikasi yang tidak diperlukan. Data yang terorganisasi dan saling berkaitan antara satu sama lainnya merupakan Basis data (database). Sedangkan untuk mengelola dan mengorganisasikan database yang dibangun dalam suatu Sistem dibutuhkan suatu pengelolaan database yang di sebut dengan sistem manajemen basis data (Database management system – DBMS). DBMS merupakan sofware yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama.
Sebelum era database, dalam manajemen data mengalami keterbatasan karena cara pengaturan data dipenyimpanan sekunder. Usaha mula-mula untuk mengatasi kendala ini meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemprograman komputer yang ekstensif untuk mencari dan mencocokkan catatan file, serta indeks file dan kaitan yang dibangun ke dalam catatan data. Konsep database dibangun di atas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan logis antara beberapa file. Itulah mengapa dilakukan manajemen terhadap data, yang sangat berpengaruh dalam suatu organisasi. Berikut ini akan dibahas apakah database itu dan bagaimana memanajemen sumber data.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana pentingnya mengimplementasikan proses dan teknologi manajemen sumber data dalam suatu organisasi?
2. Apa saja manfaat pendekatan manajemen sumber data untuk mengelola sumber data suatu bisnis?
3. Bagaimana perangkat lunak manajemen basis data membantu dan mendukung pelaku bisnis?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pentingnya pengimplementasian proses dan teknologi manajemen sumber data dalam suatu organisasi;
2. Mengetahui manfaat pendekatan sumber data untuk mengelola sumber data suatu bisnis;
3. Mengetahui cara perangkat lunak manajemen basis data membantu dan mendukung pelaku bisnis.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Manajemen Basis Data
Data merupakan sumber daya yang penting bagi organisasi yang perlu dikelola seperti aset penting bisnis lainnya. Manajemen sumber daya data adalah sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi. Tujuannya adalah agar dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam bisnis, baik pihak internal maupun pihak eksternal.
B. Dasar - Dasar Sumber Data
Sebelum kita membahas lebih jauh, mari kita lihat terlebih dahulu konsep-konsep dasar tentang bagaimana data diorganisasikan dalam sistem informasi. Secara logika, data dapat diatur ke dalam beberapa level data, yaitu:
1) Karakter
Merupakan elemen data yang paling dasar (dari sudut pandang pemakai), yang biasanya berupa huruf/alfabet, angka/numerik, maupun simbol lainnya dalam bentuk tunggal.
2) Bidang
Merupakan sekumpulan karakter yang saling berhubungan. Secara spesifik, sebuah bidang mewakili sebuah atribut (karakteristik atau kualitas) dari suatu entitas (obyek, orang, tempat, atau kejadian). Sebagai contoh, gaji karyawan mendeskripsikan entitas karyawan. Bidang dalam tabel database biasanya dibuat dalam bentuk kolom.
3) Catatan
Merupakan sekumpulan bidang yang mendeskripsikan atribut dari suatu entitas.Dengan kata lain, catatan mewakili kumpulan atribut yang mendeskripsikan sebuah entitas tunggal. Misalnya, catatan atas gaji seseorang terdiri dari atribut-atribut seperti nama, nomor karyawan, dan besarnya gaji. Berdasarkan panjangnya, catatandibedakan menjadi dua jenis, yaitu fixed-length records yang berisi data dengan jumlah dan panjang yang pasti, dan variable-lengthrecords yang berisi data dengan jumlah dan panjang yang bervariasi. Catatan biasanya berbentuk baris.
4) Arsip
Merupakan kumpulan dari catatan yang saling berhubungan (sering disebut sebagai tabel). Ada tiga macam klasifikasi arsip, yaitu:
1. Menurut kegunaan utamanya, seperti payroll file atau inventory file.
2. Menurut tipe datanya, seperti document file atau graphical image file.
3. Menurut umur datanya, seperti payroll master file dengan weekly transaction file.
5) Basis Data
Merupakan sekumpulan elemen data yang terintegrasi dan terhubung secara logik. Basis data menggabungkan catatan-catatan menjadi suatu elemen yang tunggal. Data yang berada di dalam basis data bersifat independen dari aplikasi yang menggunakan data tersebut dan tidak terkait dengan tipe peralatan penyimpanan data. Basis data juga berisi berbagai elemen data yang mendeskripsikan entitas dan hubungan antar entitas, serta menghubungkan catatan yang disimpan dalam file-file terpisah.
- Contoh elemen data logik dalam sistem informasi. Khususnya hubungan antara
Karakter, bidang, catatan, arsip, basis data-
C. Struktur Basis Data
Hubungan antar elemen data di dalam basis data didasarkan atas suatu struktur basis data yang terdiri dari lima struktur :
1) Struktur Hierarkis
Membentuk hierarkis atau struktur seperti pohon. Dalam model hierarkis tradisional, semua catatan saling bergantung dan disusun dalam struktur multilevel yang terdiri dari satu akar catatan dan banyak level bawahan. Dengan kata lain, hubungan antar catatanadalah “satu untuk banyak” (one-to-many) karena setiap elemen data hanya berhubungan dengan elemen data di atasnya.
2) Struktur Jaringan
Struktur ini mewakili hubungan yang lebih kompleks dan masih digunakan oleh beberapa mainframe DMBS. Pengembangan dari struktur hierarkis ini memungkinkan hubungan pemetaan dari “banyak ke banyak” (many-to-many). Perlu diperhatikan, baik struktur hirarkis maupun struktur jaringan sudah tidak banyak digunakan dalam organisasi sekarang ini.
3) Struktur Relasional
Struktur ini yang paling sering digunakan daripada tiga struktur lainnya. Berbentuk tabel-tabel yang dikaitkan dengan suatu hubungan (relational). Model ini banyak digunakan dalam software DBMS seperti MS Access. Struktur ini dapat menghubungkan berbagai elemen dari berbagai tabel untuk keperluan end user.
4) Operasi Relasional
Terdapat tiga operasi dasar yang dapat diterapkan pada basis data relasional untuk menciptakan seperangkat data yang berguna.
1. Pilihan Operasi
Dapat digunakan untuk membuat subsusunan dari catatan yang telah memenuhi kriteria yang ada.
2. Penggabungan Operasi
Dapat digunakan untuk menggabungkan dua atau lebih table secara temporer sehingga user dapat melihat data yang relevan dalam suatu bentuk tabel yang besar.
3. Operasi Proyek
Dapat digunakan untuk membuat subsusunan dari kolom yang terdapat dalam table temporer dengan cara pilihan dan penggabungan operasi.
5) Struktur Multidimensional
Merupakan variasi dari model relational yang menggunakan struktur multidimensi untuk mengorganisasi data dan menyajikan hubungan antar data. Setiap sel dalam struktur multidimensional berisi data agregat mengenai elemen data serta masing-masing dimensinya. Digunakan untuk memanipulasi data yang memiliki banyak hubungan. Struktur ini mendukung aplikasi OLAP (Online Analytical Application).
6) Struktur Berorientasi Objek
Struktur ini dianggap sebagai salah satu kunci teknologi generasi baru dalam bidang multimedia. Model ini juga mendukung pewarisan, maksudnya, objek-objek baru dapat dibuat secara otomatis dengan mereplikasi beberapa atau semua karakteristik dari satu atau lebih objek induk. Model OODBMS (Object Oriented DBMS) ini termasuk generasi baru yang mendukung aplikasi multimedia berbasis web. Kemampuan melakukan pemangkasan memungkinkan model ini menangani data-data yang lebih rumit seperti gambar, grafik, dan audio. Untuk data yang lebih rumit seperti web database, model ini jauh lebih efisien daripada data relasional.
D. Pengembangan Basis Data
Organisasi-organisasi besar biasanya menyerahkan kontrol pengembangan database perusahaan kepada database administators (DBA) dan spesialis database lainnya. Delegasi ini memperbaiki integritas dan sekuritas terhadap database organisasi. Para pengembang database menggunakan data definition language (DDL) dalam sistem manajemen database, seperti Oracle 10 g atau IBM’s DB2 untuk mengembangkan dan menetapkan isi data, hubungan, dan struktur dari setiap database, serta memodifikasi rincian database saat diperlukan. Informasi ini dikatalogkan dan disimpan dalam database definisi dan rincian data yang disebut kamus data atau gudang metadata.
Kamus data adalah sebuah katalog manajemen database atau petunjuk yang berisi metadata. Kamus data ini mengandalkan komponen perangkat lunak khusus untuk mengatur database definisi data, yakni metadata tentang struktur, elemen data, dan karakteristik database organisasi lainnya.
Administrasi database dapat meminta kamus data untuk melaporkan keadaan dari segala aspek metadata perusahaan. Beberapa kamus data aktif (lawan pasif) dapat menjalankan definisi elemen data standar secara otomatis kapanpun end user dan program-program aplikasi mengakses database organisasi.
E. Perencanaan Data dan Desain Basis Data
Proses perencanaan ini dimulai dari atas ke bawah. Para DBA awalnya bekerja sama dengan manajer dari pengguna akhir untuk mengembangkan model perusahaan yang mendefinisikan proses bisnis dasar suatu perusahaan. Kemudian, para end user harus mengidentifikasi kunci elemen data yang diperlukan untuk menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis tertentu.
- Proses Perencanaan Data -
Pembuatan model ini dapat menggunakan ERD (entity relationship diagrams), dimana setiap model data mewakili hubungan logis dari data dan hubungan database.
ERD merupakan model grafis sederhana mengenai macam-macam file beserta hubungannya yang terdapat dalam suatu sistem database. Pengguna akhir dan perancang basis dapat menggunakan manajemen database atau perangkat lunak pemodalan bisnisguna membantu mereka membuat model ERD tentang proses pembelian/penerimaan. Hal ini dapat membantu dalam mengidentifikasi pemasok dan data produk yang diperlukan dengan menggunakan software ERM (enterprise resource management) atau SCM (supply chain management).
Setiap data model mendefinisikan hubungan logik antar elemen data yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis. Data model ini berfungsi sebagai kerangka kerja desain logis (disebut skema dan subskema). Framework tersebut menentukan desain fisik (physical design) dari database dan pengembangan program aplikasi untuk mendukung proses-proses bisnis di organisasi. Perlu diingat bahwa data model menyajikan pandangan logik mengenai data dan hubungan database.
F. Mengelola sumber data
Data merupakan sumber daya fital organisasi yang perlu dikelola seperti aset penting bisnis lainnya. Di zaman ini tidak ada perusahaan yang dapat bertahan atau mencapai sukses tanpa data yang berkualitas mengenai operasi internal mereka dan lingkungan eksternal. Itulah sebabnya mengapa organisasi dan para manager perlu mempraktekkan manajemen sumber data.
Manajemen sumber data merupakan aktivitas manajerial yang menerapkan sistem teknologi informasi seperti manajemen database, data warehousing, dan data manajemen lainnya sebagai alat untuk mengelola sumber data organisasi dalam memenuhi kebutuhan informasi dari stakeholder mereka.
Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna
G. Jenis-Jenis Database
1) Basis Data Operasional
Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk mendukung operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut subject-area databases (SADB), transaksi database, dan produksi database. Contoh: database pelanggan, database pribadi, database inventaris, akuntansi database.
2) Distribusi Basis Data
Dalam sebuah database terdistribusi, database disimpan pada beberapa komputer. Komputer-komputer dalam sebuah sistem terdistribusi berhubungan satu sama lain melalui bermacam-macam media komunikasi seperti high-speed buses atau telephone line.
Keuntungan distributed database:
1. Pengawasan distribusi dan pengambilan data
Jika sejumlah site yang berbeda dihubungkan satu sama lain, lalu seorang pemakai yang berada pada satu site dapat mengakses data yang tersedia pada site lain.Sebagai contoh : sistem distribusi pada sebuah bank memungkinkan seorangpemakai pada salah satu cabang dapat mengakses data cabang lain.
2. Reliability dan availability
Sistem distribusi dapat terus menerus berfungsi dalam menghadapi kegagalan darisite individu atau mata rantai komunikasi antar site. Misal : jika site-site gagal dalam sebuah sistem distribusi, site-site lainnya dapat melanjutkan operasi jika data telah direplikasi pada beberapa site.
3. Otonomi lokal
Pendistribusian sistem mengizinkan sekelompok individu dalam sebuah perusahaan untuk melatih pengawasan lokal melalui data mereka sendiri. Dengan kemampuan ini dapat mengurangi ketergantungan pada pusat pemrosesan.
4. Efisien dan fleksibel
Data dalam sistem distribusi dapat disimpan dekat dengan titik di mana datatersebut dipergunakan. Data dapat secara dinamik bergerak atau disalin, atau salinannya dapat dihapus.
5. Perlindungan terhadap data-data yang berharga
Jika lokasi penyimpanan data terdistribusi, tidak terletak disatu tempat, makaprobabilitas rusak atau hilangnya data karena hal-hal yang tidak diharapkan dapat dihilangkan,misalnya hilangnya data karena terjadi kebakaran,atau kerusakanmedia penyimpanan.
Kerugian distributed database :
1. Harga software yang mahal
Hal ini disebabkan sangat sulit untuk membuat sistem database distribusi
2. Kemungkinan kesalahan lebih besar
Site-site yang termasuk dalam sistem distribusi beroperasi secara paralel sehingga menjadi lebih sulit untuk menjamin kebenaran dari algoritma. Adanya kesalahan mungkin tak dapat diketahui.
3. Biaya pemrosesan tinggi
Perubahan pesan-pesan dan penambahan perhitungan dibutuhkan untuk mencapai koordinasi antar site. Dalam memilih sebuah disain untuk sistem database, perancang harus mengimbangi keuntungan dan kerugian dari database terdistribusi.
3) Eksternal Basis Data
Database ini menyediakan akses ke eksternal, tersedia untuk pengguna akhir dan organisasi dari layanan komersial. Akses ke kekayaan informasi dari database eksternal tersedia dengan biaya dari layanan online komersial atau tanpa biaya dari banyak sumber di Internet. Misalnya : search engine seperti google,yahoo,dll.
4) Basis Data Hipermedia
Hypermedia database merupakan kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang saling berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan halaman hyperlink lain dari multimedia atau campuran media seperti teks,grafik, gambar foto, klip video, audio dll.
H. Data Warehouse
Data Warehouse menyimpan berbagai data yang telah diekstraksi dan diambil dari berbagai database operasional, database eksternal dan database organisasi lainnya. Data telah diubah dan dikatalogkan agar nanti bisa dipakai oleh manager dan praktisi bisnis lainnya untuk penambangan data dan analisis data bisnis.
I. Data mining
Merupakan penggalian data yang tidak dapat diperoleh melalui pelaporan dan dianalisis untuk mengungkap pola dan hubungannya tersembunyi dalam aktivias bisnis yang telah lalu. Hal ini dipakai untuk membantu manajemen mengambil keputusanmengenai perubahan strategis dalam operasi bisnis untuk mencari peluang keunggulan kompetetif baru.
Manfaat Data Mining :
1) Melakukan analisis berbasis pasar, untuk mengidetifikasikan paket produk
2) Menemukan akar dari masalah kualitas atau produksi
3) Mencegah penurunan pelanggan atau mendapat pelanggan baru
4) Penjualan lintas pelanggan yang telah ada
5) Mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang pelanggan
J. Pemrosesan File secara Tradisional
File-file bersifat independen dalam sebuat catatan/record. Setiap file digunakan oleh aplikasi yang berbeda.
Masalah-masalah yang dihadapi :
1) Data Redundancy (Penumpukan data)
2) Kurangnya integrasi data
3) Ketergantungan data
4) Ketidakkonsistenan data dan masalah keamanan data
K. Pendekatan Manajemen Basis Data
Masalah pada pemrosesan file secara tradisional dicoba diatasi oleh pendekatan database management system (DBMS). Di sini, data dikonsolidasikan yang sebelumnya berada dalam file-file terpisah. DBMS berfungsi sebagai interface software antara pemakai dan database. DBMS adalah software utama dalam pendekatan manajemen database.Software ini mengendalikan pembuatan, pemeliharaan dan penggunakaan databaseorganisasi dan end users. Contoh DBMS software yatiu MS. Access, Lotus Approach dan Corel Paradox. Database ini bisa dikelola di PC , server jaringan ataupun web.
End user menggunakan database untuk meminta informasi dari database dengan menggunakan fitur query atau report generator. Bahasa permintaan standar internasional yang digunakan dalam DBMS adalah SQL (Structured Query Languange). Namunadakalanya bahasa SQL sukar dimengerti/digunakan oleh end user sehingga digunakalah bahasa natural dan GUI (Graphical user interface) dengan tunjuk dan klik yang lbh user friendly. GUI dan bahasa natural ini diterjemahkan oleh software ke SQL.
DBMS juga menyediakan utilitas untuk pemeliharaan database. Selain itu DBMS berperan penting dalam pengembangan aplikasi. Para sistem analis dan pengembang aplikasi menggunakan bahasa pemrograman 4GL untuk mengembangkan program aplikasi khusus tampilan form, report atau web page.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Makalah ini membahas mulai dari pengertian manajemen database, yaitu sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi, dimana hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam bisnis, baik pihak internal maupun pihak eksternal. Kemudian sumber data itu sendiri terbagi lagi menjadi lima level, meliputi karakter, catatan, bidang, arsip, dan terakhir adalah Basis data.
Hubungan antar elemen data di dalam basis data didasarkan atas suatu struktur database (Database Structure) yang terdiri dari lima struktur, yakni struktur hirarkis (hierarchical structure), struktur jaringan (network structure), struktur relasional (relational structure), struktur multidimensional (multidimensional structure), dan struktur berorientasi objek (object-oriented structure).
Organisasi-organisasi besar biasanya menyerahkan kontrol pengembangan database perusahaan kepada database administators (DBA) dan spesialis database lainnya. Delegasi ini memperbaiki integritas dan sekuritas terhadap database organisasi. Para pengembang database menggunakan data definition language (DDL) dalam sistem manajemen database. Informasi ini dikatalogkan dan disimpan dalam database definisi dan rincian data yang disebut kamus data atau gudang metadata.
Ada pun yang disebut dengan perencanaan dan desain database yang dimulai dari atas ke bawah. Dalam pembuatannya, kita dapat menggunakan ERD, yaitu suatu model grafis sederhana mengenai macam-macam file beserta hubungannya yang terdapat dalam suatu sistem database.
Data modelling process mendefinisikan hubungan logik antar elemen data yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis. Pengelolaan sumber data sangat penting bagi perusahaan karena di zaman ini tidak ada perusahaan yang dapat bertahan atau mencapai sukses tanpa data yang berkualitas mengenai operasi internal mereka dan lingkungan eksternal.
Data Warehouse menyimpan berbagai data yang telah diekstraksi dan diambil dari berbagai database operasional, database eksternal dan database organisasi lainnya. Di dalamnya adalah yang disebut dengan datamart yang berisi kumpulan kecil data dari gudang data yang berfokus pasa aspek-aspek tertentu dalam perusahaan. Sedangkan Data Mining merupakan penggalian data yang tidak dapat diperoleh melalui pelaporan dan dianalisis untuk mengungkap pola dan hubungannya tersembunyi dalam aktivias bisnis yang telah lalu. Beberapa solusi yang diberikan Data Mining antara lain menebak target pasar; melihat pola beli dari waktu ke waktu; cross-market analysis; profil pelanggan; dan information summary.
Pemrosesan file secara tradisional adalah suatu pemrosesan file yang bersifat independen dalam sebuat catatan/record. Setiap file digunakan oleh aplikasi yang berbeda. Namun proses tradisional ini memiliki kelemahan, di antaranya adalah Data Redundancy (penumpukan data), kurangnya integrasi data, ketergantungan data, dan ketidakkonsistenan data serta masalah keamanan data.
Masalah pemrosesan file secara tradisional dapat diatasi melalui pendekatan manajemen data yang disebut dengan Database Management System (DMBS). DMBS adalah software utama dalam pendekatan manajemen database. Software ini mengendalikan pembuatan, pemeliharaan dan penggunakaan database organisasi dan end users. Ada pun yang disebut dengan Database Interrogation, dimana end user menggunakan database untuk meminta informasi dari database dengan menggunakan fitur query atau report generator.
B. Kritik dan Saran
Demikian pembahasan mengenai sistem manajemen sumber daya data (Data Resources Management System) dalam makalah ini. Namun, meskipun penulis telah berusaha untuk melengkapi makalah ini dari berbagai sumber dan prana luar, makalah ini tetap masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, segala kritik dan saran akan kami terima dengan tangan terbuka demi menunjang kesempurnaan makalah ini di masa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar